很多同学在申请美国大学或者求职的过程中选择的推荐人并非同自己关系特别亲密以至于推荐的教授或者单位领导在知道了申请人的申请目标后愿意主动提出推荐。更多情况是学生需要自己积极主动向教授或者实习单位领导请求一封推荐信。根据被推荐人与推荐人亲密程度,相识时间,推荐人沟通习惯的不同,往往需要采用不同的沟通方式与不同的推荐人沟通。比如约喝咖啡,面谈,而邮件沟通是相对正式,通用,有效的交流方式。那么在起草邮件的过程中,也有一些注意事项容易被同学们疏忽。特做如下整理希望对正准备要推荐信的宝宝们有所帮助。
 
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选择合适的教授或者实习单位领导,在请教授推荐之前请先问问自己:
•这位教授知道我的名字吗?
•我是否曾在课外与这位教授交谈过?
•你在课程中获得“B”或更高的成绩吗?
•我和这位教授一起上过多门课程吗?
你想选择一位教授,他可以写一封信,其中包含有关你的个人特征或成就的细节,而不是“只是一般好”。你对上述问题回答“是”的越多,说明这个选择更正确。
 
2
尽早准备好正式的邮件请求。至少提前5-6周发。切忌不要等到最后一天。他们很忙,而且他们花时间认真准备则内容会更充实,而且会更有利于体现你的思虑周全。
 
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请务必按照符合学术礼仪写邮件,从格式到内容。
 
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可将“[你的名字]推荐”作为主题。始终包含带有电子邮件的主题行。它可以帮助你的教授或实习单位领导准确了解邮件的内容,并且你们以后都可以轻松找到它。
 
5
通过陈述你想要的东西来开始第一段。 “我写信是想问你是否愿意为我写一封推荐信。”不要让他或她猜测。在接下来的几句话中,给出明确的信息:
•你的名字
•入学年份
•你与该教授或实习单位领导一起学习的课程,或者做过的项目,或共事的时间以及你获得的成绩
•为什么需要推荐
•需要推荐信的时间
 
6
在下面的段落中,指出你具体向他要推荐信的原因。讲述一下你自己以及为什么你对你说申请的学位项目,奖学金,或者工作感兴趣。
•保持专业态度,不要说“我想在那里工作,因为他们赚钱多”或“我想去这所学校,因为学位在简历上看起来非常好”这些非常世俗且放之四海而皆准的原因
 •这位教授与这家公司或工作地点有任何特殊联系吗?他是校友吗?如 “我了解到你曾经在哥大做访问学者”
•如果你对这位教授的经历对你的选择有任何影响,请提出来。但如果没有,那就不要生硬连接。
 
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第三段可以暗示你希望教授从哪些方面推荐你。有可能会包含他可能不知道的一些你的情况。•“我相信你通过我们的谈话和参与你的课程了解到我一直关注X领域。我已经完成了今年X月的。。。。。。我相信你知道。我在XXX项目方面也有丰富的经验。
•“我的其他申请资料能够体现我的学术(或工作)能力,但你是唯一一个真正知道我在XX工作有多难以及我面临的障碍的人。我希望也许你能谈谈我是怎样的处理压力并应对挫折,因为这些是选拔委员会希望看到的品质。“
 
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详细说明。这封信发给谁,哪些大学或单位(如是不全知道可以先列一部分)?什么时间需要?是否需要填写表格? 请将一些相关的表格,简历甚至部分招生要求的的概括描述放电子邮件中。
如今,许多学校和课程都使用电子推荐系统,所以如果是这样的话请告诉你的教授或者实习单位领导,留意他的邮箱。
 
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表明你会如何跟进这件事,在什么时间节点会发提醒,你愿意如何配合。
 
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感谢教授,不管他是否为你写推荐信。 “提前感谢你的时间考虑。我还想再次感谢你在我的指导下度过的时光。我非常喜欢你的课程(或项目),而且我无法表达我从XX学中获得了多少XXX”或“我知道我会将我在XX中学到的东西,并将它们应用到我的XX中。你的指导对我的生活起到了非常积极的影响,我永远感谢你。”
 
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如果你在一周内没有得到任何回复,最多两周,通过电话跟进这件事。打电话的时候不需要顾虑太多。首先,看看对方是否看到过你的电子邮件。如果没有,请提前做好好口头提出你请求的准备。
 
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在截止日期前检查申请的大学或者工作单位是否已收到推荐信。如果没有,请给教授或实习单位领导打电话发邮件提醒。尽量保持礼貌,不要抱怨,因为教授可能很忙。
 
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再次感谢教授。收到推荐信后以及推荐后你成功被录取后,请向你的教授表达感谢,最好向教授发送手写的感谢信,与他分享你成功被录取的好消息。这不仅是礼貌而且是品行问题。只在有需要的时候才想到联系你的推荐人,并在推荐后没有任何反馈是极其无礼并且短视的行为。